AGRARIA.TODAY – Kepala Kantor BPN Kota Depok Indra Gunawan kembali mengingatkan jajarannya dalam menjaga dan meningkatkan komitmen terhadap tertib arsip.
Hal ini disampaikan Indra Gunawan saat melakukan inspeksi mendadak (sidak) gedung arsip BPN Kota Depok, Senin, 22 Mei 2023.
“Pak Menteri ATR/BPN Hadi Tjahjanto sudah mencanangkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA). Maka sudah sepantasnya komitmen ini terus kita dijaga. Jangan sampai mengabaikan apa yang selama ini menjadi tugas dan kewajiban kita kepada masyarakat,” tegas Indra Gunawan.
Dikatakannya, arsip warkah merupakan hal yang sangat penting bagi kantor Pertanahan. Warkah sendiri mengacu pada dokumen-dokumen yang berhubungan dengan kepemilikan tanah, seperti sertifikat, akta jual beli, surat pernyataan waris, dan dokumen-dokumen lainnya.
Arsip warkah berfungsi sebagai bukti alas hak atas kepemilikan tanah. Dokumen-dokumen ini mencatat siapa yang merupakan pemilik tanah baik objek (koordinat, luas, bentuk, lokasi, dan batas-batas tanah maupun subjek (alas perolehan, orang, dsb).
Nah, dengan adanya arsip warkah yang lengkap dan teratur, BPN Kota Depok dapat dengan mudah menetapkan hak kepemilikan tanah yang sah.
“Ini juga bagian perlindungan hukum. Dalam situasi sengketa, atau masalah hukum yang melibatkan tanah, arsip warkah menjadi acuan dan bukti otentik dalam membantu menyelesaikan kasus yang muncul,” terangnya.
Fungsi lain, yang tak kalah penting kata Indra, adalah pembaruan data. Arsip warkah juga memainkan peran penting dalam pembaruan data tanah. Dalam proses perubahan status kepemilikan tanah, seperti pengalihan hak, atau perubahan nama pemilik, arsip warkah menjadi rujukan utama.
Nah dengan memiliki arsip warkah yang lengkap dan terperinci, BPN Kota Depok dapat memastikan bahwa data kepemilikan tanah yang tercatat secara akurat dan terkini.
Dengan komitmen tertib arsip maka BPN Kota Depok berarti bisa memberikan pelayanan publik yang efisien. Sehingga, arsip warkah memastikan keamanan dan kehandalan dokumen-dokumen penting yang berkaitan dengan kepemilikan tanah.
“Dengan adanya sistem penyimpanan dan pengarsipan yang baik, risiko kerusakan, kehilangan juga berkurang. Untuk itu, penting penerapan sistem pengarsipan yang terstruktur, digitalisasi dokumen, serta pemeliharaan yang rutin untuk menjaga kelengkapan, keamanan, dan ketersediaan arsip warkah itu sendiri,” jelasnya.
Sadar dengan kondisi sarana dan prasarana yang terbatas saat ini, Indra menegaskan hal ini tidak mengurangi beberapa aspek penting yang menjadi fokus BPN Kota Depok, khususnya dalam menjaga dokumen pertanahan yang terus bertambah setiap harinya.
“Maka saya meminta tolong sekali ini dijaga, tercatat dengan detail, teliti, karena dengan warkah ini kita bisa mengerti siapa saja pemilik dari hak suatu tanah,” jelasnya.
Indra menyadari, kondisi ruang penyimpanan arsip di BPN Kota Depok sudah tak lagi menunjang, maka diharapkan gedung arsip yang direncanakan Juli 2023 mendatang selesai sesuai dengan target yang dicanangkan BPN Kota Depok bersama Pemerintah Kota Depok.
“Kalau sudah ada sarana dan prasarana gedung arsip, maka jangan ada lagi kita kesulitan mencari data warkah. Ya harus cepat, ini bukti pelayanan kita prima,” tandasnya.
Lagi-lagi Indra menekankan bahwa begitu penting dan krusial arsip pertanahan sebagai data hidup. Sepanjang tanah masih ada, maka arsip tersebut penting dan sangat dibutuhkan.
“Maka kembali saya ingatkan komitmen kita terhadap GNSTA yang diharapkan dapat meminimalisir terjadinya sengketa dan konflik pertanahan. Termasuk mereduksi praktik-praktik mafia di lapangan,” jelas Indra Gunawan.
Di sela-sela sidak tersebut, Indra Gunawan memberikan apresiasi kepada jajarannya yang terus berkomitmen meningkatkan perannya dalam hal kearsipan.
“Kita telah bersepakat, BPN Kota Depok untuk terus meningkatkan peran kearsipan bagi masyarakat. Dan saya apresiasi atas komitmen seluruh jajaran. Sebab, kearsipan itu urusannya langsung bersinggungan dengan masyarakat,” terang Indra Gunawan.*